Kommunen må bruke over fem millioner for å få orden

Må digitalisere og rydde gammelt arkiv

Publisert: 13. juli 2018 11:30.

Del på sosiale medier:

  • 8
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Print Friendly, PDF & Email

Arkivverket har gitt kommunen pålegg om å rydde og systematisere hele kommunearkivet for perioden 1964-2007 på en bedre måte. Dette skal være ferdig til vi blir en sammenslått kommune med Snillfjord i 2020. Kostnadene er beregnet til 5,2 millioner. Som Hitra 24 omtalte tidligere behandlet formannskapet denne saken, og kommunestyret godkjente dette i sitt siste møte.

Foto: Wiviann Selvåg viser oss det gamle arkivet som Hitra kommune har i underetasjen på rådhuset. Her er det påvist mugg-soppangrep og Arkivverket har kommet med en rekke pålegg som skal være utbedret innen utgangen av 2019. Kommunestyret bevilget i sitt siste møte penger til dette.

Pålegg etter tilsyn

Kommunen hadde tilsyn fra Statsarkivet i 2014 og ved et nytt tilsyn fra Arkivverket i mai i år viste det seg at de påleggene som ble påpekt den gangen for fire år siden ennå ikke var utført. Kommunen fikk derfor et pålegg om å få dette på plass, samt klargjøre alt arkivmateriale slik at det kan bli overført til et felles arkivsenter som ligger på Dora i Trondheim.

I forbindelse med kommunesammenslåingen skal alle arkiver i kommunen avsluttes, dette gjelder både papirarkiv og elektroniske arkiv. Alle saker som har vært behandlet og arkivert i Hitra kommune før sammenslåingen må kunne gjenfinnes i gamle Hitra kommunes arkiv også for ettertiden, selv om det vil være behov for å fortsette sakene i nye Hitra kommune, skriver rådmannen i sin redegjørelse til politikerne.

– Alle gamle saker må derfor avsluttes, og nye saker og mapper skal opprettes i den nye kommunen. For å gjøre framtidig saksbehandling enklere må planarkivet digitaliseres, slik at det kan gjøre digitalt oppslag i gammelt arkiv, sa rådmannen i sitt saksframlegg.

Papirarkiv må renses for mugg

Kommunen har ikke hatt noe godkjent arkivrom som har vært tilpasset kravene for god arkivering av papirdokumenter. På store deler av arkivet som befinner seg i kjelleren på rådhuset har det blitt oppdaget muggsopp. Dette må renoveres av spesialfirma før man kan systematisere, digitalisere og overlevere hele arkivet til et felles depot i Trondheim. Kommunen må ordne dette innen den blir sammenslått med deler av Snillfjord, og arkivssystemet da starter på nytt under den nye kommunen. Mugginfisert materiale må renses for mugg, slik at arkivverdig materiale ikke går tapt. Etter rensing skal materialet leveres IKA Trøndelag på Dora.

Arkivrommet til Hitra kommune tilfredsstiller ikke kravene til god arkivoppbevaring. Tross i at man har egen avfukter på rommet har deler av arkivet blitt befengt med muggsopp. Det må ordnes før man starter arbeidet med rydding og flytting av hele kommunens arkiv.

Må være ferdig innen 2019

Etterslepet fra 2014 ligger fortsatt uendret når det gjelder ordning og deponering av det eksisterende arkivet påvises det i tilsynsrapporten fra i år. I tillegg påpeker Arkivverket at deler av papirarkivene i kommunens arkivrom er skadet av muggsopp. Dette må renses før det kan ordnes og deponeres. Formannskapet ba tidligere rådmannen om å få orden på alle påviste avvik som er omtalt i kontrollen fra Arkivverket.

Kommunestyret behandlet denne saken i sitt siste møte. Rådmannen hadde flere ulike forslag til hvordan dette skal ordnes, med alt fra rensing av arkivmateriale, digitalisering og systematisering, til klargjøring for nytt arkivsystem og det er beregnet at dette vil koste i overkant av 5,2 millioner fordelt på 2018 og 2019 for å få alt dette på plass innen fristen.

Kommunestyret mente at kostnader som kan henføres til kommunereformen søkes dekket innenfor Fellesnemnd Hitra Snillfjord sitt budsjett, der kommunene har fått tilført statlige midler som er avsatt i fond. Dette har vært behandlet og godkjent i fellesnemnda i etterkant.

 

 

Les også